Bereken de kosten voor je nieuwe teamlid

Voor welke functie wil je de kosten nu berekenen?

Hoeveel uur per week gaat je toekomstige teamlid werken?

We gaan eerst het bruto maandsalaris vaststellen.

Stap 1: Bepaal het bruto loon. Dit doe je door onderzoek te doen naar:
a. de CAO. Val jij met jouw bedrijf onder een CAO? Dat hoeft niet. Als jij er wel onder valt is er een minimum brutoloon waar je rekening mee moet houden. Ieder CAO heeft een functieboek en bijbehorende loonschalen. Hier mag je alleen positief (voor de medewerker) van afwijken.
b. het gemiddelde loon. Wat is het gemiddelde loon van iemand met een soortgelijke functie, ervaring en in dezelfde branche? Hoe? Door te Google'en en bijvoorbeeld op loonwijzer.nl en glassdoor.nl. Houd daarbij ook rekening met jouw type bedrijf. Een klein lokaal adviesbureau heeft vaak lagere lonen dan een corporate organisatie.
c. het laatstverdiende loon. Dit is geen heilige graad, maar voor je teamlid wel fijn om rekening mee te houden. Let op, je mag niet om een laatste loonstrookje vragen. We gaan uit van vertrouwen.

Deze drie componenten leg je naast elkaar op een weegschaal en vanuit daar ga je een conclusie trekken. Welk brutoloon vind jij het meest passend? Hierna ga je natuurlijk nog onderhandelen. Het is slim om daarvoor alvast een absoluut minimum en maximum te bepalen.

Stel je neemt een teamlid aan met een bruto fulltime salaris van € 2600,- fulltime voor 32 uur per week. Als je fulltime werkweek 40 uur is (kan per CAO verschillen), dan kun je als volgt het bruto maandloon naar rato berekenen:  € 2.600 x (32/40) = € 2.080.

Vul hieronder jouw vastgestelde bruto maandloon in.

Naast het vaste brutoloon heeft je teamlid ook recht op vakantiegeld. De hoogte van het wettelijke vakantiegeld is 8%.
Je kunt ervoor kiezen om dit maandelijks direct uit te betalen. In de meeste bedrijven wordt het vakantiegeld één keer per jaar in mei uitbetaald. Het maakt echter voor de kosten niet uit wanneer je het betaalt.

Stap 2: Bepaal het vakantiegeld (8% van bruto maandloon).
Voor het teamlid met het bruto maandsalaris van € 2080,- kun je het als volgt uitrekenen: € 2.080 x 0,08 = € 166,4.

Noteer hieronder het vakantiegeld.

Als je bedrijf niet onder een CAO of een pensioenbedrijfstak valt, is het niet verplicht om een pensioen te regelen voor je teamleden. Als je die verplichting wel hebt, of het zelf wel wilt aanbieden, bepalen we nu de hoogte van de bijdrage die je doet als werkgever.

Het is in deze tool niet mogelijk om de bijdrage nauwkeurig uit te rekenen, omdat het van zoveel factoren afhankelijk is. Daarom maken we een schatting. Daarbij gaan we uit 8% van het brutoloon inclusief vakantiegeld. 

Zijnoot: er zijn voorbeelden van werkgevers die geen standaard pensioen aanbieden, maar een workshop aanbieden om medewerkers zelf te leren hoe zij hun eigen pensioen kunnen regelen door bijvoorbeeld een deel van hun loon te beleggen.

Stap 3: Bepaal de bijdrage pensioenpremie (schatting van 8% van het bruto loon).
Voor het teamlid uit het voorbeeld gaat dat als volgt:  (€ 2.080 + € 166,4) x 0,08 = € 179,71.

Noteer hieronder jouw bijdrage pensioenpremie (indien van toepassing).

Als werkgever ben je verplicht om voor je teamleden in loondienst een aantal premies af te dragen: 
Premie WW, WAO/WIA, WGA/ZW-flex en de Zvw. 

De kosten voor de Zvw en de Premies werknemersverzekeringen samen zijn vaak tussen de 19% en 24% van het bruto loon, inclusief vakantiegeld, minus de pensioenbijdrage.

Stap 4: Bereken de premies werknemersverzekeringen + zvw.
In het voorbeeld wordt dit: (€ 2.080 + € 166,4 - € 179,71) * 0,2 = € 413,34.

Noteer hier jouw inschatting van de premies werknemers­verzekeringen en ZVW.

Naast het bruto loon, kun je eventueel ook reiskosten (vaak € 0.19 per kilometer) of andere zaken onbelast vergoeden. Dit behoort uiteraard ook tot de kosten van een teamlid. Maak daarom een lijstje van de onkostenvergoedingen die bij deze functie horen.

Het is verstandig om een verzuimverzekering af te sluiten. Hiermee worden de loonkosten doorbetaald als je teamlid langdurig ziek wordt. Daarbij krijg je vaak ook een arbodienst en dat is sowieso verplicht.

Ook hier werken we met een schatting want het is sterk afhankelijk van de verzekeraar die je kiest en de wachttijd die je instelt. Voor een wachttijd van 30 dagen kan je ongeveer rekenen met 3% van het brutoloon.

Daarnaast moet je een verzekering 'Verkeersschade medewerkers' afsluiten als je teamlid voor het werk moet reizen, ook als het alleen woon-werkverkeer is. Als hem/haar iets overkomt onderweg, kan jij aansprakelijk worden gesteld. Ik betaal per teamlid € 4 per maand aan premie.

Stap 6: Bereken de verzekeringspremies. 
In het voorbeeld wordt dit voor de verzuimverzekering: € 2.080 x 0,03 = € 62,40. Plus € 4 euro voor de verkeersschadeverzekering, maakt € 66,40.

Noteer hieronder jouw verwachte verzekeringspremies.

Hier zijn verschillende mogelijkheden voor. Misschien kan je huidige boekhouder dit voor je doen. Ik heb het zelf bij Het Salariskantoor geregeld. Daar betaal je € 19,25 per maand per salarisstrook. 

Zij melden je ook aan bij de belastingdienst als werkgever, regelen een loonheffingsnummer en zorgen voor alle aangiften. Daarnaast krijgt je teamlid zelf ook een inlog waarmee de salarisstroken kunnen worden ingezien en gedownload.

Ik hoor ook goede verhalen over Employes, waar je meer zelf regelt.

Stap 7: Zoek uit hoe jij je salarisadministratie wil regelen en hoeveel dat kost per maand.

Noteer hieronder de verwachte kosten per maand.

Je kunt nu alle kosten optellen:

1. Bruto maandsalaris
2. Vakantiegeld (8%)
3. Pensioenpremie (~8% optioneel)
4. Premies werknemersverzekeringen en Zvw (~20%)
5. Onkostenvergoedingen
6. Verzekeringen
7. Salarisadministratie

In geval van het voorbeeld wordt dit: € 2.080 + € 166,4 + € 179,71 + € 413,34 + € 225 + € 66,4 + € 19,25 = € 3.149,65.

Noteer hieronder de totale kosten per maand voor je nieuwe teamlid.

Als je dit op een nauwkeurige manier wilt weten, raad ik je aan om een proefberekening te laten maken door bijvoorbeeld je boekhouder of andere partij die salarisadministratie verzorgd.